一、文书立卷中几种文件材料的处理要求

（一） 凡属两个以上机关的联合发文，定稿和印件由主办机关立卷归档，会办单位归印件。

（二） 学会代拟文件的定稿和印件由本学会立卷归档；学会内的单位共同办理的文件，由主办单位负责立卷归档。

（三） 凡属跨年度的文件一般放在结束年度立卷；跨年度计划放在开始的年度立卷；跨年度总结放在最后结束年度立卷；年度计划和总结放在针对年度立卷。

（四） 会议文件由主办单位单独立卷，不得和其它文件混合立卷。

（五） 对接收的档案加以进一步系统整理。并进行进一步的质量检查，进行必要的加工，提高案卷质量。

二、归档范围

（一） 反映学会主要职能活动和基本历史面貌，对学会工作、国家建设和历史研究具有利用价值的文件材料；

（二） 学会工作活动中形成的在维护国家、集体和公民权益等方面具有凭证价值的文件材料；

（三） 学会需要贯彻执行的上级机关、同级机关的文件材料；下级机关报送的重要文件材料；

（四） 其他对学会工作具有查考价值的文件材料。

三、不归档范围

（一） 上级机关的文件材料中，普发性不需学会办理的文件材料，任免、奖惩非学会工作人员的文件材料，供工作参考的抄件等；

（二） 学会文件材料中的重份文件，无查考利用价值的事务性、临时性文件，一般性文件的历次修改稿、各次校对稿；无特殊保存价值的信封，不需办理的一般性人民来信、电话记录，机关内部互相抄送的文件材料，学会负责人兼任外单位职务形成的与学会无关的文件材料，有关工作参考的文件材料；

（三） 同级机关的文件材料中，不需贯彻执行的文件材料，不需办理的抄送文件材料；

（四） 下级机关的文件材料中，供参阅的简报、情况反映，抄报或越级抄报的文件材料。

（五） 凡属学会归档范围的文件材料，必须按有关规定向学会负责档案工作的部门移交，实行集中统一管理，任何个人不得据为己有或拒绝归档。

四、保管期限的界定

文书档案的保管期限定为永久、定期两种。

（一） 永久保存的档案

1、 本学会制定的法规政策性文件材料；

2、  本学会召开重要会议、举办重大活动等形成的主要文件材料；

3、  本学会职能活动中形成的重要业务文件材料；

4、  本学会关于重要问题的请示与上级机关的批复、批示，重要的报告、总结、综合统计报表等；

5、  本学会机构演变、人事任免等文件材料；

6、  上级机关制发的属于本学会主管业务的重要文件材料；

7、  同级机关、下级机关关于重要业务问题的来函、请示与本学会的复函、批复等文件材料。

（二） 定期保存的档案

1、 学会职能活动中形成的一般性业务文件材料；

2、 学会召开会议、举办活动等形成的一般性文件材料；

3、 学会人事管理工作形成的一般性文件材料；

4、 学会一般性事务管理文件材料；

5、  学会关于一般性问题的请示与上级机关的批复、批示，一般性工作报告、总结、统计报表等；

6、 上级机关制发的属于学会主管业务的一般性文件材料；

7、 上级机关和同级机关制发的学会主管业务但要贯彻执行的文件材料；

8、  同级机关、下级机关关于一般性业务问题的来函、请示与学会的复函、批复等文件材料；

9、  下级机关报送的年度或年度以上计划、总结、统计、重要专题报告等文件材料。

五、学会档案保管期限界定

（一）上级机关制发的文件材料

1.1  上级机关制发的属于学会主管业务的文件材料

1.1.1 重要的  永久

1.1.2 一般的  10年

1.2  上级机关制发的非学会主管业务但要贯彻执行的文件材料  10年

1.3  上级机关制发的关于学会机构设置、领导人任免、人员编制等文件材料  永久

（二）学会常务理事会及行政办公会

请示、批复、名单、决定、决议、纪要、会议记录  永久

（三）学会召开的工作会议（如：专业委员会、会长和秘书长工作会议等）

请示、批复、通知、名单、日程、报告、讲话、总结、决议、决定、纪要  永久

（四）联合召开会议的文件资料

4.1 以学会为主办

4.1.1  请示、批复、通知、名单、日程、报告、总结、决议、决定、纪要  永久

4.1.2  代表发言  30年

4.2 以学会为协办

4.2.1  请示、批复、通知、名单、日程、报告、总结、决议、决定、纪要  30年

4.2.2  代表发言、交流材料、简报 10年

（五）学会业务工作形成的文件材料

5.1  学会制定的方针政策性、法规性、普发性文件，中长期规划、纲要等文件

5.1.1  重要的  永久

5.1.2  一般的  30年

5.2  学会的请示，报告及上级批复

5.2.1  重要的  永久

5.2.2  一般的  30年

5.3  同级机关、下级机关的来函、请示与学会的复函、批复等文件

5.3.1  重要的  永久

5.3.2  一般的  30年

5.4  学会编辑、编写的文件材料

5.4.1  学会历史沿革，学会简介、大事记、历届学会领导简介、照片、传记等  永久

5.4.2  学会通讯  永久

（六）学会管理工作中形成的文件材料

6.1  学会管理工作制度、程序规定等文件材料  永久

6.2  管理工作中形成的审批、审查、核准等文件材料  永久

6.2.1  20年（含）以上有效或未注明有效期的许可证、执照、资质证资格证等的审批管理文件材料  永久

6.2.2  20年以下有效或未注明有效期的许可证、执照、资质证资格证等的审批管理文件材料  30年

6.3  学会年度工作计划、总结统计等文件材料

6.3.1  年度和年度以上的计划、总结、统计材料  永久

6.3.2  年度和年度以下的计划、总结、统计材料  10年

6.3.3  重要职能活动的总结  永久

6.4  出国或出境访问考察、参加国际会议接待来访等外事活动的文件材料

6.4.1  签订的协议、协定、备忘录等  永久

（七）学会机构人事

7.1  机构设置、机构撤并、名称更改、人员编制、印信启用和作废等文件材料  永久

7.2  人事任免文件  永久

7.3  职工录用、转正、聘任、调资、定级、辞职、离退休、死亡、抚恤等文件  永久

7.4  职工名册  永久

（八）学会事务管理文件材料

8.1  与有关单位横向联系业务往来的来往信函、合同书、协议书、意向书、商谈纪要等

8.1.1  重要的  永久

8.1.2  一般的  10年  

（九）各专委会文件材料

9.1  业务工作形成的文件材料申请、报告、批复等文件  永久

9.2  学会对各专委会的管理，换届审批（含专委会名录）文件  永久

9.3  会员管理工作中形成的文件  永久

（十）学会承办或协办的国内、国际性会议、大型展览会的文件材料

   10.1  请示、批复、申办和筹备组委会主要活动安排、议程、名单、主报告。上级领导人贺辞、题词、重要讲话、会徽设计  永久

   10.2  新闻报道 30年

   10.3  委员会、分会会议和学术会的讨论记录、会议代表登记表、接待安排  10年

（十一）  与口腔医疗机构及企业合作，开发相关继续教育项目形成的文件材料、申报、审批、合同、协议等文件材料

11.1  重要的  永久

11.2  一般的  10-30年

（十二）  专委会、口腔医疗机构上报的继续教育学分的申请、批复等文件

（十三）  负责所有网上继续教育项目、网页等电子文件

13.1  重要的  永久

13.2  一般的   10-30年

（十四）  学会各种宣传材料、出版物（报刊、杂志等）

14.1  重要的  永久

14.2  一般的  10-30年

（十五）  各种音影像资料

15.1  重要的  永久

15.2  一般的  10-30年

（十六）  外事

16.1  国际交流（重要外宾来访、学会领导出访等） 永久

16.2  加盟国际专业学术组织、联盟等  永久

16.3  国际合作项目  永久

（十七）  组织部

各类会员资料  永久

（十八）  专项工作

18.1  各种公共卫生项目的合同协议等各种文件  永久

18.2 卫计委等上级机关委托办理及制定标准等各种项目中形成的各种载体文件资料  永久

18.3 本学会开展的各种公益性或非公益性项目形成的各种载体文件资料  永久

（十九）  财会类（财会只上交案卷目录，档案由财务保存）

19.1  会计科目、经费预决算统计报表等  永久

19.2  财务管理工作的通知规定、决定、规章制度  永久

19.3  经费预算、决算报告、年报资料、年度结算报告及节余经费处理报告  永久

19.4  各种经费情况统计报表、劳动工资报表奖金发放表  永久

19.5  各种凭据、帐簿  10-30年

（二十）  音像类

20.1 学会重要会议，学术活动、会展、外事交流等活动的照片  永久

20.2 学会重大活动的音像材料  永久

20.2.1  重要会议：学会换届选举等  永久

20.2.2  重要纪念庆祝活动 永久

20.2.3  重大学术活动、外事活动的音像材料  永久

注：以上所有部门归档文件中既要文本文件，同时必须上交电子文档。