一、保管

1、 上海市口腔医学会所有证书有学会办公室专职人员保管。

法人登记证书、组织机构代码证书、社会保险登记证及相关获奖证书等学会资质证明，由办公室档案管理员负责保管。

税务登记证、银行开户证明等财务相关证书，由财务部档案管理员负责保管。

2、 证书需妥善保存在保险柜或带锁的柜子中。

二、借阅、借用

1、 证书正、副本原件一般情况不可外借。如确实因工作需要借出，需经学会领导签字同意方可借出。证书需当天借当天还，如遇特殊情况不能当天归还，需经学会领导签字同意，并限定归还时间。

2、 因工作需要借证书复印件的，一般提供证书副本复印件，并在空白处注明“此复印件仅供办理XXX事宜之用，加盖公章。

三、年检、内容变更及到期换证

1、 根据国家相关规定，由证书保管员负责按时办理年检工作。

2、 遇单位法人（负责人）、地址、活动范围等变更，证书保管员应及时按国家规定做相应证书变更备案工作。

3、 证书到期前1个月，由证书保管员及时办理到期换证手续。

四、证书保管员变更时，需按档案交接手续办理证书交换。